SIGAD de Negócio (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos específico para um Processo de Negócio)

Os documentos de arquivo, para que sirvam de fonte de prova e registro, e assim, cumpram para com as funções administrativas e jurídicas para as quais foram criados, os mesmos precisam ser confiáveis, autênticos e acessíveis, o que só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos, que permitirá a sua preservação e acesso no longo prazo. 

No ambiente digital, regido pela política de gestão de documentos, a garantia da confiabilidade, autenticidade e acesso aos documentos arquivísticos dependem de elementos como:

• Existência de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) para a produção, tramitação e destinação dos documentos presumidamente autênticos;
• Atendimento à legislação, normas e recomendações que versam sobre a gestão de documentos;
• Presunção da autenticidade baseada na análise no ambiente de produção, manutenção/uso e preservação dos documentos, bem como na forma e conteúdo dos documentos (forma fixa e conteúdo estável);
• Preservação dos documentos digitais de longa temporalidade e permanentes em um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq);
• Manutenção de uma Cadeia de Preservação, que se constitui em um sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo;
• Manutenção de uma Cadeia de Custódia, que se constitui na sucessão de entidades coletivas ou pessoas que mantêm a posse, custódia e controle dos documentos ao longo do seu ciclo de vida.

Assim, ao considerarmos a urgência de uma Transformação Digital Arquivística, pautada em novos Modelos de Negócio, e pautamos elementos da gestão arquivística aos documentos arquivísticos digitais, se faz necessário abordar:

• SIGAD para produzir documentos autênticos: Um Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é um conjunto de procedimentos e operações que controlam todo o ciclo de vida dos documentos. Em termos práticos, um sistema informatizado que contempla as configurações de um SIGAD pode produzir e gerenciar documentos analógicos, híbridos e digitais, desde a sua produção até a destinação final, garantindo a autenticidade dos documentos. Além disso, engloba uma série de requisitos voltados a fluxos de trabalho, trilhas de auditoria, práticas voltadas à preservação digital, avaliação e destinação dos documentos, entre outros. Tal cenário permite a produção de documentos nato digitais autênticos e acessíveis ao longo do tempo.
• Avaliar para diminuir custos: a necessidade de manter grandes quantidades de objetos digitais quando não se aplica a atividade de avaliação documental, implica em custos com o armazenamento, a manutenção do aparato tecnológico, bem como com pessoal especializado. Assim, deve-se guardar apenas os documentos previstos, e pelo prazo estipulado, na Tabela de Temporalidade de Documentos, racionalizando o armazenamento e manutenção da produção documental em meio digital.
• Preservação apenas do essencial: com a crescente produção de documentos digitais, uma grande quantidade de objetos digitais terão que ser preservados em Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq). A aplicação da atividade de avaliação permite identificar os documentos de longas temporalidades e os de guarda permanente que efetivamente precisam ser mantidos no longo prazo. Sem os critérios da avaliação, se incorre em um cenário de “guardar tudo”, repercutindo em gastos desnecessários (armazenamento, manutenção e pessoal). Além disso, ao se eliminar documentos destituídos de valor, facilita-se a recuperação e acesso aos documentos que apresentam relevância histórica, informativa e comprobatória.
• Classificar para recuperar e propiciar acesso à informação: por meio de um código/plano de classificação os documentos são categorizados (por função, assunto, atividade, etc.) de modo a contextualizá-los, agilizar sua recuperação, bem como estabelecer a temporalidade que está atrelada à classe adotada. Por meio do plano de classificação é possível visualizar todas as atividades desenvolvidas por determinado órgão ou instituição, servindo com a função de dar visibilidade e transparência dos documentos, tanto aos usuários internos quanto para a sociedade. A classificação, portanto, serve como um elemento relevante na difusão dos documentos por meio de plataformas de acesso e difusão de documentos.
• Proteção dos documentos após o arquivamento: a característica do arquivamento refere-se a oficializar a conclusão/encerramento de determinada demanda ou atividade registrada em um documento. No ambiente digital, por intermédio de um sistema informatizado, a operação de arquivar implica em restringir, daquele momento em diante, alterações que até então eram possíveis no documento que ainda tramitava, ou seja, arquivar implica em adotar métodos de “proteção” do documento, para que este não sofra alterações indevidas, e seja elemento de prova e testemunho ao longo do tempo.
• Designação de responsabilidades para manutenção do ambiente digital: tais designações são fundamentais para a operacionalização do ambiente digital, bem como de sua manutenção ao longo do tempo. Tomando-se como referência o ambiente institucional, é necessário que se indique a quem cabe a manutenção e atualização dos sistemas informatizados, a quem cabe a operacionalização do Repositório Digital Confiável (RDC-Arq), quais instâncias são responsáveis por planejar e garantir os recursos necessários à manutenção das plataformas tecnológicas, e assim por diante.
• Cadeia de custódia para garantir documentos autênticos: o ciclo de vida de um documento requer que, desde sua produção até o seu arquivamento definitivo, as ações que lhe são imputadas sejam realizadas por entidades ou órgãos que tenham conhecimento dos preceitos da gestão arquivística de documentos, de modo a se garantir a autenticidade dos documentos, que não se baseia em aspectos puramente tecnológicos, mas principalmente, em procedimentos administrativos e de gestão.
• Manutenção de uma cadeia de preservação para garantir documentos autênticos: concomitante à cadeia de custódia digital arquivística - CCDA, a cadeia de preservação implica na existência de sistemas de controle (SIGAD, SIGAD de negócio, RDC-Arq etc.) que assegurem a autenticidade dos documentos ao longo do tempo. Não é possível assegurar a autenticidade dos documentos em sistemas que não estão aderentes à gestão arquivística. Desta forma, o documento deve ser produzido em um SIGAD, ou SIGAD de negócio, ou Sistema de negócio controlado por um SIGAD, e posteriormente, preservado em um RDC-Arq.
• Documentos com forma fixa e conteúdo estável: ao longo do tempo, toda vez que forem manifestados, os documentos arquivísticos digitais precisam manter a aparência ou apresentação original. Caso a obsolescência tecnológica (formato, hardware ou software) implique na alteração do conteúdo do documento, esta deve ser limitada e controlada de acordo com regras fixas, de modo que a mesma consulta gere sempre o mesmo resultado. Por exemplo, a forma fixa é mantida quando um documento originalmente no formato .odt é salvo no formato .pdf, mantendo exatamente a mesma apresentação. No caso da variabilidade limitada, um exemplo seria gráficos ou tabelas apresentando as mesmas informações, mas alterando a cor de representação em razão da especificidade do sistema em que estão sendo exibidas. Portanto, para apoiar a forma fixa e o conteúdo estável dos documentos, é indispensável o uso de um sistema informatizado aderente a padrões de gestão arquivística e de um RDC-Arq, sob a égide de um programa de gestão de documentos.

Desta forma, quando falamos de um sistema de informação dedicado especificamente para um único Processo de Negócio ou múltiplos Processos de Negócio que estejam correlatos, podemos ter a abordagem de um único sistema, que pode incorporar as funções de um SIGAD, passando assim chamar-se SIGAD de Negócio, já que, estaria dedicado ao desenvolvimento específico daqueles processos de negócio, e não de toda a gestão arquivística de documentos da Instituição. 

E é neste sentido, que apresentamos a Orientação Técnica nº 03 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) de 2015, intitulada "Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD", trata sobre os cenários de utilização de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq) em conjunto com o SIGAD. O documento fornece diretrizes para a implementação de RDC-Arq para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

Estamos falando do cenário 3 da respectiva Orientação Técnica 03, em que um sistema informatizado de processos de negócio no ambiente do produtor que incorpora as funcionalidades de um SIGAD e interopera com um RDC-Arq e/ou um sistema de storage.

Como exemplo, em uma universidade, o próprio sistema acadêmico informatizado faz a gestão arquivística dos documentos nele produzidos (boletim de notas e frequência, histórico escolar, matrícula em disciplinas, etc.), armazena os de curta temporalidade no sistema de storage e encaminha os de longa temporalidade para o RDC-Arq. 

Precisamos assim, falar sobre o RDC-Arq, que é um ambiente de preservação e acesso, pelo tempo que for necessário, para documentos arquivísticos digitais, capaz de atender aos procedimentos preconizados pela Arquivologia nas idades corrente, intermediária e permanente, e aos requisitos de um repositório digital confiável.

Assim, um RDC-Arq deve: 

• gerenciar os documentos e metadados de acordo com os princípios e as práticas da Arquivologia, especificamente relacionados à gestão documental, descrição arquivística multinível e preservação; 
• proteger as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica; 
• preservar e dar acesso, pelo tempo necessário, a documentos arquivísticos digitais autênticos; e 
• estar em conformidade com a ISO 16363:2012, que lista os critérios a que um repositório digital confiável deve atender. 

É preciso ressaltar que o gerenciamento de documentos feito pelo RDC-Arq não deve ser confundido com a gestão documental realizada pelo SIGAD. Enquanto o RDC-Arq gerencia aspectos como o armazenamento seguro e a aplicação sistemática de estratégias de preservação, o SIGAD faz a gestão arquivística dos documentos. Caso seja usado nas idades corrente e intermediária, um RDC-Arq tem que estar associado a um SIGAD, apoiando a gestão documental, inclusive no que diz respeito à eliminação sistemática de documentos. Nessas idades, não é imprescindível o uso de um RDC-Arq, pois o SIGAD é o responsável por garantir a autenticidade dos documentos e pode armazená-los num sistema de storage ou num repositório digital que não esteja em conformidade com os requisitos de um RDC-Arq.

Todavia, destacamos, na idade permanente, os documentos têm que ser recolhidos para um RDC-Arq, de maneira a serem preservados e terem seu acesso garantido. Diferentemente do que acontece nas idades anteriores, o RDC-Arq não permite a eliminação de documentos na idade permanente.

Referências:

Orientação Técnica nº 03 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) de 2015, intitulada "Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD" https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/camaras-tecnicas-setoriais-inativas/camara-tecnica-de-documentos-eletronicos-ctde/Orientacao_tecnica_3.pdf

Gestão arquivística de documentos, https://portalsei.uffs.edu.br/gestao-documental/gestao-e-preservacao

Considerações do Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal acerca do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

 

Portaria Interministerial MJ/MP n° 1.677, de 7 de outubro de 2015. Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

   

Resolução n° 20, de 16 de julho de 2004 – Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

 

Resolução n° 25, de 27 de abril de 2007 - Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelo órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

 

Resolução n° 37, de 19 de dezembro de 2012 – Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.

 

Resolução n° 43, de 4 de setembro de 2015 do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, estabelece diretrizes para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq) para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente.